内容証明郵便の書き方（開業希望者必見！行政書士の実務メモ）

内容証明郵便の書き方（開業希望者必見！行政書士の実務メモ）



①内容証明郵便に利用する用紙は。
特に決まりはありません。内容証明郵便用の用紙が市販されていますので、それを利用するのが一番でしょう。

②内容証明郵便につけるタイトルは?
タイトルは書いても書かなくてもかまいません。いきなり、文章を書き始めても良いわけですが、一般的な内容証明郵便に利用されるタイトル一覧は以下のとおりです。
「通告書」「通知書」「警告書」「請求書」「回答書」

③内容証明郵便の差出人名は?
住所と氏名を書きます。法人が内容証明郵便を出す場合は、法人名と代表者名を書くのが一般的です。
弁護士、行政書士等の代理人が書くこともできます。その場合は、依頼者の住所名前の横に代理人として記載します。

④内容証明郵便の受取人名は?
住所と氏名を書きます。法人宛てに内容証明郵便を出す場合は、法人名と代表者名を書くのが一般的です。代表者名がわからないときは、商業登記簿を調べるのが望ましいですが、時間がない場合は、「御中」でもかまいません。
もし、受取人の住所が怪しい場合は、事前に調査するのが望ましいでしょう。

⑤内容証明郵便には前文・後文等は必要か。
一般的なビジネス文書や手紙のような前書き等は不要です。用件を客観的に記載するのが望ましいでしょう。相手のことを考えて、文調を和らげるために、利用するのも一つの手です。

⑥内容証明郵便の本文について
・内容証明郵便は字数に制限がある。
　縦書きの場合
　1行20字以内（記号は1個を1字とする。）かつ、1ページ26行以内

　横書きの場合
　1行20字以内（記号は1個を1字とする。）かつ、1ページ26行以内
　1行13字以内（記号は1個を1字とする。）かつ、1ページ40行以内
　1行26字以内（記号は1個を1字とする。）かつ、1ページ20行以内

・内容証明郵便に用いる文字は
使用できる文字は、かな、漢字、数字です。英字は、固有名詞にのみ利用できます。また、偽造防止のため、数字は漢数字を用い、かつ、一二三については、壱弐参のように記載します。

・内容証明郵便の字句を訂正する場合は。
基本的には、間違えたら、書き直すべきです。それが難しいときは、訂正箇所に訂正、挿入、削除を施した上で、その字数と、訂正の内容を欄外の余白に「○字訂正」「○字挿入」「○字削除」のように記載し、押印します。

⑦内容証明郵便に用いる印鑑は。
どのような印鑑を用いてもかまいません。一般的には認印を利用します。文書の最後に年月日、差出人の住所、氏名を記載して押印します。

用紙が複数になる場合は、契印を押しますが、その印鑑と差出人の印鑑は一致していなければなりません。また、訂正に際に用いた印鑑も差出人の印鑑と一致していなければなりません。



※内容証明郵便の実務に関わりたい方へ

内容証明郵便の実務では、民法を始めとした民事法の知識が必要です。民法はもちろんのこと、消費者法関係などの特別法や民事訴訟法などの裁判手続に関する知識も必要です。

内容証明郵便は、それ自体は、なんらの法的効果もありませんが、いざという時は、裁判等において、重要な証拠となるものです。そのため、裁判になった場合に役に立つ内容証明郵便の文案や活用方法を熟知しておく必要があります。

行政書士試験の民法では高度なレベルの知識は問われません。

そのため、行政書士試験に合格できたというだけでは、内容証明郵便の実務に必要な知識は備わりません。最低でも、司法書士試験に合格できるレベルの知識を身につける必要があります。

内容証明郵便の実務は行政書士でもできますが、行政書士試験に合格した後も、引き続き、司法書士試験の勉強をするなどして、より高度な知識を身に付けるようにしましょう。



この続きは行政書士の実務メモ　内容証明郵便でご覧ください。



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